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Raus aus der Praxis – was passiert mit den Akten?

Was passiert mit den Patientenunterlagen, wenn die Praxis verkauft wird, die Gemeinschaftspraxis zerfällt oder der Arzt stirbt? Unsere Rechtsexpertin Andrea Schannath erklärt, welche Vorkehrungen niedergelassene Ärzte treffen müssen.

 

Ob Sie in den Ruhestand gehen oder die Praxis aus einem anderen Grund verlassen: Sie müssen rechtzeitig für die Aufbewahrung der Patientenakten sorgen. Denn die Aufbewahrungsfristen laufen weiter.

Sie haben die Wahl, ob Sie die Unterlagen:

  1. in den eigenen Räumen aufbewahren

  2. in angemieteten Räumen aufbewahren

  3. dem Praxisnachfolger übergeben

  4. Kollegen im Einzugsbereich der Praxis übergeben

  5. per Geschäftsbesorgungsvertrag mit einer MFA absichern

Von anderen Modellen, wie die Unterlagen den Patienten zurückzugeben oder sie an ein privates Archiv weiterzureichen, rate ich ab.

Wichtig in jedem Fall: Holen Sie sich – sofern das möglich ist – die Zustimmung Ihrer Patienten ein, wenn Sie die Patientenunterlagen in andere Hände geben. Diese Zustimmung muss eindeutig und unmissverständlich sein, hat der Bundesgerichtshof geurteilt. Dokumentieren Sie die Einwilligung immer schriftlich.

 

Zwei-Schrank-Modell für Patientenakten

Der Normalfall sieht so aus: Arzt A verkauft seine Praxis an Arzt B, inklusive Patientenstamm. Für Arzt B hat das den Vorteil, dass er ggf. neue Patienten gewinnt. Arzt A kann damit für eine gewisse Kontinuität bei der Behandlung seiner ehemaligen Patienten sorgen.

Arzt A teilt dann die Akten in zwei Schränke auf. Im ersten Schrank lagern alle Akten von Patienten, die zugestimmt haben, dass ihre Akten weitergegeben werden dürfen. Im zweiten Schrank lagern die restlichen Akten. Auf sie hat Arzt B keinen Zugriff, außer die Patienten geben später ihre Einwilligung. Arzt B verwahrt die Krankenunterlagen beider Schränke in seiner Praxis und schließt dafür einen Verwahrungsvertrag mit Arzt A.

Ein Sonderfall ist der Geschäftsbesorgungsvertrag. In diesem Fall schließt Arzt A einen Vertrag mit einer Mitarbeiterin, der er besonders vertraut. Sie behält weiterhin den exklusiven Zugriff auf die Patientenakten. Diese händigt sie Arzt B nur aus, wenn der Patient eingewilligt hat.

Der NAV-Virchow-Bund stellt niedergelassenen Ärzten für solche Fälle Musterverträge zur Verfügung und berät sie individuell.

 

Patientenunterlagen an Kollegen weitergeben

Wenn Sie die Unterlagen weitergeben, ob an Nachfolger oder einen Kollegen, der nicht Ihre Praxis erworben hat, müssen Sie diese Personen zur Verschwiegenheit verpflichten. Auskünfte über die Unterlagen dürfen nur von einem Arzt erteilt werden; und auch Ihre Kollegen dürfen die Unterlagen nur einsehen, wenn die Patienten explizit eingewilligt haben. Beides sollten Sie sich schriftlich bestätigen lassen.

Noch konfliktträchtiger ist die Lage, wenn Sie die Akten an eine nahegelegene Praxis abgeben. Dann sollten Sie nämlich unbedingt im Vorfeld mit der zuständigen Ärztekammer Kontakt aufnehmen. Die Ärztekammer prüft im Einzelfall, ob die Datenweitergabe gegen das Kollegialitätsgebot verstoßen würde, das in der Musterberufsordnung verankert ist.

Wenn Sie eigens Räume anmieten, um die Unterlagen aufzubewahren, müssen Sie auch dafür sorgen, dass wirklich nur Sie Zugang haben. Es darf also keinen Zweitschlüssel beim Hausmeister o. Ä. geben.

 

Wenn der Arzt stirbt, laufen Aufbewahrungsfristen weiter

Wenn der Arzt vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen stirbt, stehen die Erben in der Pflicht. Wenn Sie das Erbe annehmen, müssen sie auch dafür sorgen, dass die Akten weiterhin sicher aufbewahrt werden. Die rechtlichen Vorgaben dafür bleiben dieselben. Fehlt ein Erbe, muss der Staat die Aufbewahrungspflicht übernehmen – je nach Unterlagen meist das Gesundheits- oder Ordnungsamt.

Auch Erben können noch rückwirkend für Behandlungsfehler des verstorbenen Arztes verklagt werden. Darum sollten sie die Patientenakten als Beweismittel nicht aus der Hand geben ohne ein Einsichtnahmerecht vereinbart zu haben.

 

Wie entsorgen Sie Patientenunterlagen richtig?

Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, müssen die Unterlagen vernichtet werden. Papierakten gehören selbstverständlich nicht in die Altpapiertonne, sondern müssen ebenfalls auf speziellem Weg vernichtet werden. Verwenden Sie mindestens einen Shredder der Schutzklasse 3. Wenn Sie große Datenmengen vernichten müssen, beauftragen Sie ein Spezialunternehmen. Übergeben Sie die Patientenunterlagen in einem abgeschlossenen Behältnis. Entsorgungsunternehmen stellen so etwas in der Regel zur Verfügung.

Digitale Daten müssen Sie DSGVO-konform entsorgen. Bei Festplatten und anderen elektronischen Datenträgern reicht einfaches Löschen der Daten nicht aus, denn auch gelöschte Daten lassen sich oft wiederherstellen. Wenden Sie sich auch dafür an einen professionellen Dienstleister.

 

Erfahren Sie mehr zu den Themen Patientenakte, Aufbewahrungsfristen und Datenschutz in Arztpraxen:

Praxisärzte-Blog: Tipps & Tricks, Berufspolitik & mehr | NAV-Virchow-Bund

Ansprechpartnerin

RA Andrea Schannath
Justitiarin

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Fon: 030 / 28 87 74 125
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