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Papierlose Arztpraxis: So übertragen Sie Patientenakten in ein digitales Archiv

Patientenakten zu digitalisieren, kann sich für die Arztpraxis lohnen. Wer vorhat, Arztbriefe, Karteikarten und Co. einzuscannen, sollte die kritischen Punkte kennen und Stolpersteine vermeiden.

Seit Jahresbeginn haben gesetzlich versicherte Patienten in Deutschland Anspruch auf eine e-Akte. Um sie zu befüllen, wenden sie sich immer häufiger an ihre behandelnden Ärzte. Für einige Ärzte mag das lästiger Aufwand sein, der noch dazu gering vergütet wird. Für andere ist es eine Gelegenheit, auch die eigene Dokumentation zu digitalisieren, mit der Praxissoftware zu verknüpfen und Papier- und Lagerkosten zu reduzieren. Auf lange Sicht können Prozesse effizienter werden und die Behandlungsqualität kann steigen – nämlich dann, wenn Sie die Krankengeschichte eines Patienten automatisiert auf Hinweise durchsuchen können, die Ihnen bei einer aktuellen Diagnose helfen.

 

Patientenakte richtig scannen und durchsuchbar machen: als PDF/A

Damit das später möglich ist, müssen die Weichen schon beim Scannen gestellt werden. Erstellen Sie Dateien nicht als JPG oder normales PDF, sondern im PDF/A-Format, denn es unterstützt Volltextsuche. Achtung: Nicht jeder Scanner kann das Ein Dokumentenscanner beschleunigt die Arbeit enorm. Er kann ganze Stapel automatisiert verarbeiten und als All-in-One-Gerät den Kopierer, den Drucker und das Fax ersetzen. Einige Sicherheitsrisiken sollten Sie dabei aber beachten.

Wichtige handschriftliche Notizen auf den Dokumenten müssen Sie leider manuell nachtragen, denn vor Handschriften kapitulieren sogar die besten Scanner. Das erhöht zwar den Digitalisierungsaufwand, kann sich aber langfristig bezahlt machen. Außerdem können Sie in diesem Schritt die gescannten Dokumente noch verschlagworten. Auch das erleichtert später die Suche.

Aus rechtlichen Gründen sollten Sie nicht jedes Papierdokument, das Sie gescannt haben, anschließend entsorgen. Eine Faustregel: Jedes Dokument, das eine (Patienten-)Unterschrift trägt, sollten Sie auch im Original aufbewahren.

 

Speichern und schützen: revisionssicher mit Archivierungsprogramm

Jetzt müssen Sie die Dateien noch sinnvoll geordnet speichern und langfristig revisionssicher archivieren. Dafür gibt es eigene Archivierungsprogramme, die üblicherweise auch eine Schnittstelle zur Praxissoftware haben. Zu den bekanntesten Lösungen zählen das CGM Praxisarchiv, mediDOK, medical future, ArchiE, x.archilino und Quincy.

Revisionssicher bedeutet: Falls Ihre Dokumentation einmal vor Gericht geprüft wird, müssen Sie nachweisen können, dass sie nicht nachträglich verändert wurde und nicht manipulieren oder gar gelöscht werden konnte. Alternativ müssen Sie eindeutig nachvollziehen können, wer wann welche Daten verändert hat und müssen den vorherigen Stand der Daten wiederherstellen können.

Das funktioniert nur, wenn die Daten im Archivsystem nach Versionen getrennt abgelegt und auf optischen Speichermedien (z. B. einer DVD) gesichert werden. Im Gegensatz zu einem USB-Stick lässt sich eine DVD nämlich kein zweites Mal beschreiben. Zusätzlich sollte das Archivsystem mit Zeitstempeln und einer digitalen Signatur arbeiten. Die digitale Signatur ist an den elektronischen Heilberufsausweis gekoppelt.

Neben diesen technischen Maßnahmen müssen auch organisatorische Vorkehrungen getroffen werden. Legen Sie fest, wer Zugriff auf die Daten hat und ergreifen Sie Schutzmaßnahmen, z. B. gegen Hacker. Ihren Aktenschrank sperren Sie schließlich auch ab und lassen den Schlüssel nicht herumliegen.

 

Patientenakten digitalisieren macht Arbeit, bringt aber Vorteile

Im Idealfall hat ein digitales Archiv große Vorteile für Ärzte:

  • Zeitersparnis
    • die relevanten Informationen aus der Patientenakte sind immer griffbereit und sekundenschnell auf dem Bildschirm (auch unterwegs)
    • weniger Zusatzaufwand, wenn Patienten Daten in ihre elektronischen Akten überspielt haben wollen
  • höhere Versorgungsqualität
    • automatisierte Auswertung
    • leichterer Austausch mit anderen Leistungserbringern
  • geringere Kosten
    • weniger Papier und Büromaterial
    • sparsamere Lagerhaltung
      Die gescannten Daten brauchen in den meisten Fällen nicht viel Speicherplatz. Richtgrößen sind rund 50 KB für einen Arztbrief, 500 KB für ein Ultraschallbild. CT, MRT und Videos schlucken natürlich deutlich mehr Speicherplatz.

 

Klingt das für Sie nach viel Aufwand? Bedenken Sie: Auch Papierakten müssen erstellt, gepflegt, gesichert, gelagert und bei Anfragen hervorgeholt und kopiert oder gescannt werden. Bei ihnen besteht zudem die Gefahr, dass Dokumente aus der jeweiligen Akte herausrutschen und später nicht mehr zugeordnet werden können. Sonografieaufnahmen und Druckertinte können verblassen. Und unterschiedliche Größen der Dokumente vom kleinen Post-it bis zum unhandlichen Röntgenbild sorgen im Alltag für Ärger.

Egal, ob analog oder digital: Datenschutz rund um Patientenakten ist immer ein heikles Thema. Unterstützung bietet unser Rundum-Datenschutzpaket in Kooperation mit Health Data Protect.

 

Mehr zu den Themen Digitalisierung in der Arztpraxis und Datenschutz erfahren Sie hier:

 

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